Asiakirjojen säilytys
Arkistonhoidon tavoitteena on säilyttää tietoja yhdistyksen toiminnasta.
- Sekä menneisyyden tutkimista että päivittäistä toimintaa varten
- Lisäksi tietoja säilytetään taloudellisia ja oikeudellisia tarpeita varten
Käytännössä arkistonhoito tarkoittaa keskeistä tietoa sisältävien asiakirjojen säilyttämistä, järjestämistä ja vähäistä tietoarvoa sisältävien asiakirjojen hävittämistä.
Lainsäädäntö koskee yhdistysten arkistonhoitoa vain vähäisissä määrin. Yhdistyslain mukaan yhdistysten tulee pitää kokouksistaan pöytäkirjaa ja ylläpitää jäsenistään luetteloa.
Kirjanpitolaki säätelee mm. tiliasiakirjojen säilytysaikoja.
Jokainen arkistonmuodostaja eli toimintayksikkö huolehtii itse oman arkistonsa hoitamisesta. Yhdistyksen hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta, siten myös yhdistyksen arkistonhoidosta.
Arkistointi merkitsee yhdistyksen itse tekemien ja sen saamien asiakirjojen sijoittamista suunnitelmallisesti paikalleen arkistointikelpoisesti.
Asiakirjojen säilyttämisen määrää niiden sisältämän tiedon arvo. Niitä käytetään tulevan toiminnan suunnittelun pohjana ja menneiden tapahtumien valvontaan. Lisäksi asiakirjoilla on oikeudellista todistusarvoa esim. jäsen- tai omistusoikeuksien osoittamiseksi.
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat sellaiset, jotka kertovat yhdistyksen kehitysvaiheista, toiminnan periaatteista ja keskeisistä päätöksistä.
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat
- Pöytäkirjat
- Tärkeimmät saapuneet kirjeet/lähetettyjen kirjeiden kopiot
- Toimintakertomukset ja -suunnitelmat
- Historiikit, lehdet, painotuotteet
- Sopimukset ja omistusasiakirjat
- Kirjanpitolain mukaisesti tuloslaskelma ja tase säilytetään sidottuna pysyvästi
- Veroilmoitukset
Määräajan säilytettäviä asiakirjoja ovat
- Jäsenkohtaisten selvitysten yhteenveto, 6v
- Kirjanpitokirjat, 10v
- Veroilmoitusten liitetiedot, 6v
- Pääkirjat ja tase-erittelyt, 25v
- Tilitositteet, 6v
- Varojenjakolista, 6v
- Palkkoihin liittyvät tiedot, 10-50v
Arkistonmuodostus
- Yhdistyksen arkistoinnista vastaa yhdistyksen sihteeri
- Taloudenhoitoon liittyvien asiakirjojen osalta arkistoinnista vastaa yhdistyksen rahastonhoitaja.
- Pysyvästi tai määräajan säilytettävien asiakirjojen alkuperäiset kappaleet toimitetaan sihteerille
- Kokouksista ja muista yhdistyksen toimintaan liittyvistä tai vaikuttavista neuvotteluista tai saaduista tiedoista laaditaan muistio asian laajuus huomioiden. Muistiot toimitetaan sihteerille arkistoitavaksi.
- Seuran arkistoitavat asiakirjat voidaan säilyttää joko paperitulostena tai sähköisenä tallenteena PDF -asiakirjana.
- Allekirjoitettavat asiakirjat voidaan säilyttää allekirjoituksen jälkeen skannattuna PDF -tiedostona.